Groepen en roosterplanning
Met groepen zet je een vaste deelnemersgroep met een terugkerend rooster op, bijvoorbeeld een wekelijkse training of een cursusgroep. DoToo plant de activiteiten automatisch vooruit en meldt de groepsleden alvast aan.
Wat je nodig hebt
Er zijn twee schakelaars, en je hebt ze allebei nodig:
- De module Groepen bij Instellingen → Modules
- Groepplanning inschakelen bij Instellingen → Dotoos & agenda
Bij die tweede stel je ook Aantal aankomende dotoos per groep in: hoeveel activiteiten er telkens vooruit klaarstaan, maximaal tien.
Een groep aanmaken
Kies Groepen in het menu en daarna Groep aanmaken. Het formulier is kort:
- Dag van de week, Start tijd en Eind tijd — vul je een starttijd in, dan zet DoToo de eindtijd automatisch een uur later
- Template — hierop worden de activiteiten gebaseerd. Zie Templates
- Begeleiders — optioneel; die gaan vóór de begeleiders van het template
- Auto-scheduling inschakelen — laat DoToo de activiteiten vooruit klaarzetten
Zet je de planning aan, dan zie je meteen wat er gaat gebeuren: elke gekozen weekdag komt er een nieuwe dotoo bij vanuit het template, en DoToo zorgt dat er altijd het ingestelde aantal klaarstaat.
Deelnemers voeg je daarna toe op de groepspagina zelf, met Acties → Leden toevoegen.
Hoe de planning werkt
Elke nacht controleert DoToo per actieve groep of er genoeg activiteiten vooruit staan, en maakt er nieuwe bij vanuit het template. De groepsleden worden er meteen voor aangemeld.
Zet je een activiteit van de groep op Openbaar, dan staat hij ook gewoon in je openbare agenda en kunnen anderen zich aanmelden als er plek is.
Deelnemers toevoegen en verwijderen
Voeg je iemand aan de groep toe, dan wordt hij ook aangemeld voor de aankomende activiteiten van die groep. Haal je iemand eruit, dan verdwijnen die aanmeldingen weer.
Is de groep vol, dan kun je iemand op de wachtlijst van de groep zetten.
Het menu Acties bij een groep
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Chat | Opent de groepschat, of maakt hem aan |
| Leden toevoegen | Zet deelnemers in de groep |
| Bewerken | Rooster, template en begeleiders aanpassen |
| Kopieer link | Zet de link naar de groepspagina op je klembord |
| Log bekijken | Laat zien wat de automatische planning heeft gedaan |
| Tijdlijn bekijken | Wie wat wanneer heeft gewijzigd |
| Pauzeer schema / Heractiveer schema | Zet de planning stil of weer aan |
Pauzeren
Pauzeer schema stopt de planning tijdelijk: er komen geen nieuwe activiteiten meer bij totdat je hem weer aanzet. Op de groepspagina verschijnt de melding Deze groep is gepauzeerd, zodat ook je deelnemers het zien. De al ingeplande activiteiten blijven gewoon staan.
Wie de groepspagina kan zien
Alleen groepsleden en je medewerkers zien de volledige groepspagina met de deelnemers en de komende activiteiten. Iemand anders krijgt de melding Alleen voor leden, met knoppen om in te loggen of zich als lid te registreren.
Groepschat
Vanaf de groep start je met Acties → Chat een gesprek met alle groepsleden. Zie Chat.