Dotoos aanmaken en beheren
Een dotoo aanmaken
- Kies Dotoos in het menu. Je komt in de agenda van je bedrijf.
- Klik rechtsboven op Aanmaken. Op een smal scherm zit die optie in het menu achter de drie puntjes, als Dotoo aanmaken.
- Wil je een template gebruiken, kies die dan bovenaan het formulier. De rest wordt dan vooringevuld. Zie Templates.
- Vul de gegevens in en sla op.
De velden in het formulier
Het formulier loopt van boven naar beneden zo:
Omslagfoto en Titel. Dit is wat deelnemers als eerste zien.
Start- en einddatum. Staat Meerdere datums voor dotoos toestaan aan in je instellingen, dan kun je hier Deze dotoo bestaat uit meerdere datums aanzetten. Deelnemers melden zich dan in één keer voor alle sessies aan.
Aanmeldingen open vanaf en Aanmeldingen open tot. Hiermee bepaal je tussen welke momenten mensen zich kunnen aanmelden. Laat je ze leeg, dan kan aanmelden tot de activiteit begint. Buiten dat venster zien deelnemers Aanmeldingen gesloten, met de datums erbij.
Locatie. Zet je Ik wil een online locatie gebruiken. aan, dan vul je in plaats daarvan de Link van de online locatie in.
Type tickets. Bepaalt de prijs, de capaciteit en wie zich mag aanmelden. Een dotoo heeft er minstens één nodig. Zie Tickets en capaciteit.
Toon het aantal deelnemers. Zet uit als bezoekers niet hoeven te zien hoeveel mensen al meedoen.
Beschrijving.
Categorie. Alleen zichtbaar als je categorieën hebt. Deelnemers kunnen je agenda erop filteren.
Begeleiders. Zie Begeleiders.
Weergave type. Openbaar, alleen voor leden of verborgen. Zie Je openbare pagina's delen.
Transactiedeadline. Het aantal uren voor de start waarbinnen afmelden niet meer gratis is. Dit veld verschijnt alleen bij een dotoo waar met tokens of lidmaatschappen wordt betaald.
Verstuur een herinnering. Het aantal uren voor aanvang waarop alle deelnemers automatisch een herinnering krijgen.
Instellingen voor aanmelden
Onderaan het formulier staat het kopje Instellingen voor aanmelden met twee velden:
- Bericht tijdens aanmelden — verschijnt op het bevestigingsscherm als iemand zich aanmeldt, bijvoorbeeld wat hij moet meenemen
- Voorwaarden tijdens aanmelden — voorwaarden die iemand moet accepteren voordat hij verder kan
Sluit af met Aanmaken, of met Opslaan als je een bestaande dotoo bewerkt.
Snel iets aanpassen vanuit de agenda
Klik je in de agenda op een dotoo, dan opent er een venster in plaats van de hele pagina. In Lijstweergave doe je hetzelfde met de knop Snelle weergave.
In dat venster staan links de gegevens en, afhankelijk van je rechten, deze knoppen:
- Informatie bewerken
- Leden toevoegen en Voeg gasten toe
- Dotoo bekijken — opent de volledige pagina in een nieuw tabblad
- Tijdlijn bekijken
- Archiveer
Rechts staat de deelnemerslijst, met daarboven het maximum aantal deelnemers. Dat aantal kun je daar direct aanpassen. Met het rondje naast de titel haal je de gegevens opnieuw op.
Het menu Acties
Open je een dotoo, dan staat bij de gegevens de knop Acties. Daarin zitten, afhankelijk van je rechten:
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Chat | Opent de chat met de deelnemers van deze dotoo |
| Kopieer link | Zet de deelbare link op je klembord |
| Bewerken | Opent het formulier |
| Leden toevoegen | Meldt bestaande leden aan |
| Voeg gasten toe | Meldt iemand zonder account aan |
| Template bekijken | Springt naar het template waar deze dotoo bij hoort |
| Tijdlijn bekijken | Laat zien wie wat wanneer heeft gewijzigd |
| Archiveer | Haalt de dotoo uit je overzichten |
Statussen
Een dotoo doorloopt deze statussen. Je hoeft dat niet zelf bij te houden: DoToo werkt de status elke paar minuten bij.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog niet actief |
| Gepland | Staat klaar, aanmelden kan |
| Is bezig | De activiteit loopt nu |
| Voltooid | De activiteit is geweest |
| Geannuleerd | Gaat niet door |
| Gearchiveerd | Uit de lijsten gehaald |
Archiveren
Wil je een dotoo uit je overzichten halen, kies dan Acties → Archiveer. Dat kan alleen een beheerder.